CDD - 6 Mois : (Contrat travail)
Salaire : Mensuel de 2100.0 Euros à 2200.0 Euros sur 12.0 mois
Horaire : 35HTravail en journée
DÉFINITION
L'assistant(e) de direction accompagne le Directeur Délégué et lui apporte un soutien essentiel pour faciliter ses missions. Il/elle réalise le secrétariat, prépare et suit les dossiers, gère son agenda, organise le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques. Il/elle fait l'interface entre le directeur délégué et les interlocuteurs internes et externes.
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil physique et téléphonique,
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et
archivage),
Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda du chef d'établissement
Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion et des visioconférences
Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés,
Prises de notes et rédaction de comptes rendus de réunions,
Secrétariat des instances de gouvernance (ordre du jour, convocation, procès-verbaux) : Directoire et Conseil de surveillance
Suivi et préparation des dossiers Droit du Patient :
Demandes de dossiers médicaux
Réception, suivi et traitement plaintes et réclamation
Préparation de la Commission des Usagers (ordre du jour, convocation, procès-verbaux)
Reproduction des documents,
Classement et archivage des documents institutionnels : courriers, notes, comptes rendus, décisions, arrêtés, autorisations .
Faire des propositions de rédactions de courrier
Préparer les dossiers de réunions
Suivi des autorisations d'activité : demandes et renouvellements des dossier sur plateforme SI auprès de l'Agence Régionale de Santé.
SAVOIR-FAIRE REQUIS
Utiliser les outils informatiques,
Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes,
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
Renseigner les interlocuteurs,
S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés,
Pédagogie et appui adapté aux différents interlocuteurs
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, de visites du Directeur d'établissement
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, procès-verbal, comptes rendus, dossier.)
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Travailler en équipe et en équipe pluridisciplinaire et en transversalité
Organiser et gérer une arborescence d'archivage papiers et informatique
Organiser et fiabiliser le circuit de l'information (chronos courriers, suivis des échéanciers institutionnels)
Etre force de proposition
Anticiper les échéances.
CONDITIONS DE TRAVAIL DU POSTE
Le secrétariat est posté dans le bureau communiquant avec le Directeur délégué.
Le remplacement du secrétariat de la direction des soins est à assurer en l'absence du secrétariat de la direction des soins et vice-versa
Horaires : 09h15 - 16h50
Temps de travail : 100 %
Nombre d'heures : 7 heures 35 par jour en journée continue du lundi au vendredi, repos fixes.
Type d'emploi : Temps plein, CDD possibilité de prolongation
Expérience : Adjoint administratif ou similaire : 1 an (Souhaité)