CDD - 3 Mois : (Contrat travail)
Salaire : Mensuel de 2249.0 Euros à 2441.0 Euros sur 12.0 mois
Horaire : 37H30Travail en journée
Temps plein du lundi au vendredi, 7h30 par jour
DESCRIPTION DU POLE ET DU SERVICE
L'UPPEA reçoit des enfants et adolescents âgés de 4 à 16 ans présentant des difficultés d'apprentissage, pour des consultations spécialisées et bilans pluridisciplinaires, afin d'aider au diagnostic et à la prise en charge. L'UPPEA est le Centre Référent d'évaluation des Troubles spécifiques du langage et des Apprentissages du GHU Psychiatrie et Neurosciences.
C'est une unité non sectorisée, qui reçoit les patients à la demande des professionnels de seconde ligne. L'équipe est composée de deux pédopsychiatres, six psychologues, trois orthophonistes, une psychomotricienne et deux secrétaires
DESCRIPTION DU POSTE
Le secrétariat médical de l'UPPEA est composé de deux secrétaires, l'une à temps complet (poste à pourvoir) et l'autre à 60 %.
Le poste à pourvoir est celui du secrétariat médical des deux pédopsychiatres à temps partiel, dont le Responsable de l'Unité, et de certains consultants de l'unité (interne, psychologues, orthophonistes, psychomotricien).
Les qualités requises sont de très bonnes capacités relationnelles (accueil des familles, liens avec les membres de l'équipe, coordination avec la deuxième secrétaire et les secrétaires des autres unités du service), de très bonnes capacités d'organisation (organisation des rendez-vous pluridisciplinaires), d'adaptation et d'initiative, une très bonne maitrise de l'orthographe et des logiciels de traitement de texte (relecture et mise en forme des comptes-rendus de bilan et des comptes-rendus de synthèse pluridisciplinaire).
Le rôle de la secrétaire est central dans le fonctionnement de l'équipe.
Activités permanentes :
- Accueil physique et téléphonique des patients et leur famille et réception des demandes
- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
- Demande de reproduction et diffusion de documents
- Gestion de la boîte mail générique de l'unité
- Gestion des commandes (recueil et transmission des besoins)
- Gestion des agendas, prises de rendez-vous et envoi des convocations aux patients
- Organisation des réunions de recherche mensuelles en lien avec les médecins responsables (compte-rendu des réunions, planification, emails).
- Organisation des sessions de groupes d'observation pluridisciplinaire (2 sessions par an pour 5 enfants)
- Mise en forme et envoi des comptes rendus (mise en page, corrections et impression pour envoi aux patients et aux partenaire(s) de soin, ainsi que tout écrit médical)
- Participation à l'accueil des nouveaux arrivants et stagiaires
- Participation aux réunions de synthèses d'équipe et du service (prise de note et compte-rendu)
- Saisie des données liées à l'activité médicale (dont suivi et mise à jour de tableaux de bord)
- Tenue à jour du dossier patient informatisé : création, vérification (identitovigilance), numérisation des documents
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, classement, traitement, diffusion, archivage)
- Traitement des demandes d'accès au dossier patient, via la Maison des Usagers
Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive)
- Remplacements entre secrétaires de l'équipe, y compris sur le site Sainte-Anne
COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Formations, Diplômes et/ou qualifications requises
- Expérience en secrétariat fortement conseillée
Savoir-faire
- Capacité à cerner les priorités
- Capacités à identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Excellente maîtrise de la langue française
- Excellente maîtrise des outils bureautiques et du pack Office
- Réceptionner filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Sens de l'organisation et du travail en équipe pluridisciplinaire et avec les partenaires